Siempre he creído que en el futuro los computadores no tendrán discos duros, que todo será por internet. Si se fijan bien para qué usan su computador, al final es para correo, aplicaciones web, oficina, leer el diario y bajar cosas. Y todo eso está relacionado con internet, al final tener un computador con megaprocesadores y mucha memoria, si lo vas a usar como tu oficina, no tiene mucho sentido. Hace tiempo que uso Google Docs, la suite de oficina de Google, y ya terminé por cambiarme definitivamente. Me encanta OpenOffice pero las ventajas comparativas son muchas y de a poco he ido descubriendo pequeños truquitos para hacer la vida más fácil.

Primero, las ventajas:

• Variedad: tienes un procesador de textos, una planilla de cálculo, presentaciones y formas. Todas a un gran nivel, salvo cosas muy específicas, no echarás de menos cosas de Office. Y está siempre actualizandose y presentando nuevas funcionalidades.
• Compatibilidad: el tema de las extensiones: que si punto doc, que si punto odt, digamos que eso pertenece al pasado. En Google Docs trabajas en el documento y punto. Cuando lo quieras exportar, puedes sacarlo en Word, OpenOffice, PDF, RTF, Texto o Html pero mientras lo tienes arriba, no es necesario que te preocupes del “punto cuánto”.
• Portabilidad: mi viejo todavía me pide que le escriba los mails. Pero mi viejo es del pasado, y por eso usa un pequeño pendrive con documentos que anda llevando para todos lados. Con Google Docs puedes tener todos tus documentos online cuando quieras, donde quieras, solo necesitas internet.
• Uso Offline: pero si eres como yo, y andas con tu laptop a todos lados, puedes trabajar offline cuando quieras. Es cosa de activar Google Gears en tu Firefox para Google Docs y podrás usarlo offline, y sincronizar una vez que vuelvas a conectar. Ni te explico lo útil que esto puede llegar a ser, yo por ejemplo me voy a la playa, trabajo, y sincronizo al volver. Más abajo te doy una pista de cómo usarlo.
• Trabajo en equipo: Google Docs es totalmente colaborativo, puedes compartir con otros y hacer comentarios sobre documentos. Es práctico para muchas cosas, desde planear un viaje hasta compartir gastos o corregir pegas que tengas que hacer.
• Es gratis. Bueno, a estas alturas y considerando el país donde vivimos, quizás me dirán “pero el Word también es gratis”. Bueno… no. Cuesta dinero, que no lo pagues es otra cosa. OpenOffice también es gratis y es una gran alternativa.
• Revisiones: una ventaja sobre otras suites de oficina. Puedes revisar versiones anteriores, y volver a ellas si encuentras que cometiste un error.
• Espacio: te caben unos 5.000 documentos y presentaciones y 1.000 planillas. Aunque conociendo a Google, quizás aumente en el futuro. Más info sobre este tema, en este enlace.
• Puedes hacer públicos tus documentos, pero hasta entonces, los robots no los indexarán como parte del contenido de internet.
• ¿Y sobre la seguridad? Google respalda en múltiples servidores, por lo que tus documentos están seguros. A mi modo de ver, corren más riesgo en mi disco duro, que se lo roben o que se dañe, que en un servidor ajeno. Pero ese soy yo, y se que al comienzo puede ser raro e incómodo tener los documentos en línea y no en el pc, pero con el tiempo te acostumbrarás.

Algunos Tips:

• Para trabajo colaborativo, siempre es bueno poder hacer comentarios. Puedes hacerlo via Insert > Comments o Ctrl+M. Hay varios colores para elegir y le lleva Timestamp y nombre de usuario.
• Puedes subir tus archivos y organizarlos en carpetas y subcarpetas. Para subir vas a Upload en el menú de Google Docs, y vas a ver varias opciones, elegir el archivo desde tu pc o desde internet, y el nombre que quieres que tenga. Ojo con el tip de subir más de un archivo, por el momento funciona solo para documentos, no pdf ni planillas, funciona enviando un mail a la dirección que ahí aparece. Lo probé y funciona muy bien.
• ¿Quieres subir un montón de archivos? Bueno, para Mac está gdocs uploader, y para Xp te doy el link directo del uploader de escritorio.
• Carpetas de colores: para ordenarte puedes elegir el color que quieras para tus carpetas. En lo personal utilizo un negro con letras blancas para todo lo que sea obsoleto, funciona muy bien. También las carpetas llevan descripciones, no solo nombres. Algo que no puedes hacer en tu pc. Al crear una nueva (New > Folder) te preguntaré por descripciones y colores.
• ¿Archivos viejos? Claro, siempre pasa. Pero uno no quiere borrar esos documentos. Entonces tienes dos caminos: marcarlos como ocultos, (click en los archivos y los marcas como Hide) o borrarlos y que queden en la sección Trash. Ahí no están borrados del todo y puedes volver a ellos.
• Orden: tienes muchas formas de ver los documentos, por carpetas, todos (y ordena por los más usados), los que has creados, los que has abierto, los marcados con estrella, por tipo de archivos, etc.
• Formas: ¿has hecho clases? Yo si, y Google Docs es bien práctico, si tienes a tu curso en una sala de computación, les puedes tomar un examen con alternativas múltiples, y los resultados tenerlos en una planilla. Es uno de los usos que puedes darle a los formularios, en realidad Google Docs está muy pensado para profesores.
• Templates: tal como Office y OpenOffice tienes documentos prehechos para rellenar, por ejemplo Curriculos o Calendarios. Date una vuelta por acá para conocerlos. Para activarlos vas a New > From Template.
• Edición en HTML y CSS: Si le pegas al cocido, puedes editar el documento en estos dos formatos. En el menú Edit.
• Para usarlo Offline: en Firefox, anda a Gears e instalalo (es multiplataforma). Luego de eso, haces click arriba a la derecha en “Offline” y le das permiso a Firefox para que acceda a este sitio Offline. Te ofrecerá crear un icono de escritorio y quedarás sincronizado. Como muchas cosas de Google, es mejor tener los menús en inglés para ver todas las funcionalidades a full, por eso lo tengo en ese idioma.
• Corrrector ortográfico: ah, simples mortales que necesitan esta herramienta. ¿Cómo no iba Google Docs a tenerla? Rayos. Actívala en Tools > Language (for spelling) y selecciona tu idioma.
• Imagínate que necesitas adornar un texto con una foto, o necesitas más información sobre algo. En el menú Tools tienes herramientas para que, una vez que tengas texto seleccionado, puedas buscarlo en Google o en Google Images. Siempre viene bien.
• En las planillas puedes añadir Gadgets, mapas, gráficos, finanzas y demases.
• Esto no debería ni decirlo, pero claro que en los documentos puedes añadir encabezados, pié de página, tabla de contenidos, fotos… no vas a echar de menos funciones de Word.
• Ayudate con Firefox: la extensión send to Google Docs te permite con un click enviar el archivo que estés viendo en internet a Google Docs.
• Integración con Gmail: cualquier adjunto de oficina que te llegue via Gmail, lo puedes abrir directo en Google Docs.
• Si usas OpenOffice, puedes exportar directamente con esta extensión
• Otra extensión es gDocs Bar, te instala un sidebar en Firefox con tus documentos, tiene un uploader draq & dpop bien práctico.
• Relájate con el tema de guardar. Google Docs guarda automáticamente cada 5 segundos, así que no es necesario que lo hagas a cada rato. Es más inteligente que tú.
• Acá están todos los atajos de teclados que puedas necesitar.
• Por último, puedes estar al tanto de las modificaciones hechas por colaboradores vía mail o feed, lo activas en settings.

¿Qué tal? ¿Algo que agregar?